提高工程监理档案资料质量的探索与实践

档案价值的发挥，很大程度上有赖于原始记录的质量。工程项目档案的形成，贯穿于工程建设的全过程，工程监理档案是其中重要的组成部分。档案资料的管理，应结合实际工作，采取主动管理措施，从工程开工前期的准备，工程建设过程中相关文件资料的形成、审查、收集、整理、保管，到工程竣工后的整理立卷，保证在工作各个环节形成的文件资料达到完整、准确、有效、系统的标准，才能为后续的档案利用提供支撑条件。

工程监理档案是工程监理单位开展监理工作的真实记录，是监理人员对工程进行质量、安全、进度及投资管控的履职证据，是工程监理咨询服务的产品。一套完整、真实、系统的工程监理档案，可以完整呈现工程建设监理咨询工作的全过程，是工程项目档案不可缺少的重要组成部分。

在档案的凭证价值方面，它是界定监理单位履职责任的依据；在档案的参考价值方面，所谓“让过去告诉现在，让历史告诉未来”，它反映工程建设监理过程中存在的问题，为后续的工程建设提供借鉴和参考。

项目文件，是在项目建设全过程中形成的文字、图表、音像及实物等形式的文件材料。

监理文件，指工程监理单位在履行建设工程监理合同过程中形成或获取的，以一定形式记录、保存的文件资料。监理文件是项目文件的重要组成部分。

项目档案，指经过鉴定、整理并归档的项目文件。

“原始记录性”是档案的本质属性，是档案区别于其他事物尤其是相邻事物的独一无二的本质所在，从根本上决定着管理方法的基本取向。对档案的管理无论怎样简便、有效，均不能以伤害档案的本质特性为代价，只能以充分实现其对以往历史事实的原始记录价值为轴心。

3.1  常见问题

在工程监理实践中，监理文件资料往往存在文件资料形成不及时，文件资料内容不准确及文件资料不完整等现象。

3.2  原因分析

3.2.1文件资料管理职责不清晰

监理文件资料管理的职责界定不清晰，认为资料管理仅仅是资料管理员的工作。殊不知，最初始的工程数据收集及文件内容编制、审核，都需要监理专业技术人员完成，而资料管理人员的工作范围，主要是资料的收集汇总、传递、整理、分类、保存。

工程监理涉及的专业种类繁多，每类专业都是一个独立的学科，不同专业之间“隔行如隔山”，资料管理员不可能做到全面通晓。因此，把资料管理工作全部归于资料管理员是不合理的。

3.2.2监理人员对文件资料认知不到位

工程管理普遍存在“重现场、轻资料”的情况，工程实体作为项目建设的“硬件成果”主要反映了工程的观感质量，而工程资料则是对工程内在质量的印证与检验。工程实体与工程资料是相互印证、互为依据的关系。在实际施工中，往往到了竣工阶段才对资料有所重视，使得监理档案资料管理的“三纳入、四同步”的要求得不到贯彻落实。

3.2.3工程监理人员履职不到位

工程监理过程中，每一项工作的完成都对应着文件资料的生成。监理文件既是监理履职的记录，也是监理工作的成果。当监理专业技术人员未完成该做的工作，必然造成监理资料的缺失；如果已做的工作未达到国家、行业、地方规定的标准，对应形成的监理资料也必然不完整、不规范。

3.2.4  对监理文件的归档要求不了解

部分监理单位不了解工程档案管理工作的“五归”要求，即“归什么”“由谁归”“归给谁”“如何归”“何时归”。现实工作中，监理在向建设单位归档移交后，移交给本单位的资料缺项较多，部分监理单位甚至从未留存相关监理档案。

3.2.5  现行规范对监理文件的要求较高

现行规范条款中对文件的形成要求较高，监理人员的工作量也随之提高。

3.2.6  一线监理人员处理资料工作的时间不足

随着国家推动高质量发展的要求，对工程品质的要求也不断提高，部分建设单位追求经济效益，将工程工期一再压缩，在这“既要好又要快”的工作标准之下，监理人员的现场工作量也在不断提高，处理文件资料的时间受到挤压。

建设单位的项目管理人员大多为临时抽调组成，工程管理方面的专业性不足，在现实工作中存在将部分工作移交给监理人员的情况，使监理人员增加了工作量和工作时间，没有足够的精力去处理文件资料的相关工作。

笔者作为监理单位的档案资料管理人员，在实际工作中采取主动管理措施，以监理档案的完整性、准确性、有效性、系统性为目标导向，将监理工作各阶段形成的资料对应监理工作行为，以监理资料的规范引导、促进监理履职行为的规范，从而提高监理资料的质量。

监理资料的形成质量，涉及到工程项目实施的方方面面，不仅仅是资料管理人员单方面努力能够改善的，这需要具备统一的档案资料工作标准，各级监理人员明确的资料管理职责分工，按照国家、行业、地方的工作标准，规范履职行为，对应形成真实、准确、完整的监理工作记录，才能从本质上提高监理档案资料的质量。

依据PDCA思想，制定监理资料标准化工作模板，开展工作交底，在工作中落实执行，通过检查督导发现执行中存在的问题，总结经验，制定改进措施。

4.1制定可操作性强的标准化工作模板

制定监理文件资料标准化工作模板，明确各工作阶段、环节文件资料的形成要求，对应固化履职行为。工作模板以表格形式呈现。监理文件资料标准化工作模板的纵向架构设置了三个层级的文件分类，对应工作分类。第一层级按照工作阶段和工作职能分为监理工程基础文件、监理管理文件、质量控制文件、进度控制文件、安全生产文件、造价控制文件、竣工验收文件及工程结束期文件8大类。第二层级，按工作性质，划分出更细致的子类。第三层级，根据文件子类，列出文件清单，对应的工作清单。通过纵向架构的设置，明确工作的分类，理清工作内容，使之更加系统化，确保工作不漏项，保证文件形成的完整性、系统性（如图1所示）。

图1  监理文件资料标准化工作模板

监理资料标准化工作模板的横向架构（如图2所示）列出文件使用的典型表式（对应工作记录的内容）、文件形成的时限要求（对应工作完成的时限）、文件形成和收集的要求（对应工作程序）、工作依据（即国家、地方规范标准）。

图2  监理资料标准化工作模板的横向架构

通过设置标准化工作模板，以文件资料清单作为工作索引，以资料管理的规范引导监理工作履职行为的规范，促进监理档案资料的质量提升。

工程资料管理人员可以通过此模板，明确工作标准，掌握工程建设过程中应收集的文件清单，明确文件的分类、知晓文件资料的质量要求，从而提升监理档案资料的质量。

4.2明确档案资料管理的职责

依据中国建设监理协会发布的《工程监理资料管理标准》（中建监协［2020］15号），工程监理项目部中，总监理工程师、监理工程师、监理员及资料管理员，都有监理档案资料管理的职责。

总监理工程师为监理资料管理的第一责任人，全面负责监理资料的管理工作。明确项目监理机构各岗位人员的监理资料管理职责，确定专职或兼职监理资料管理人员。检查各岗位监理人员监理资料管理情况，定期审阅、签认监理日志。

专业监理工程师的资料管理职责：负责本专业监理资料的编制、收集、整理，并及时向监理资料管理人员移交。

资料管理人员的资料管理职责：及时整理、分类汇总监理文件资料，并按规定组卷，形成监理档案，在项目结束后向有关单位、部门移交需要存档的监理文件资料。

由此可见，监理资料的编制、收集、整理主要是由专业技术人员完成，决定着档案资料的原始记录质量。资料管理人员的工作主要是对资料的整理、汇总和分类、保管。

通过明确职责，建立档案资料管理网络，使相关人员做到分工明确、各司其职。

4.3明确监理档案归档的要求

在工程开工前，应明确档案资料管理的重要目标之一就是归档要求，一般可概括为“五归”，具体包括要给哪些单位归档，每个单位归档内容是什么、归档份数的要求、文件资料的质量要求、立卷整理的要求、归档期限要求等。

对一个建设工程而言，归档有两方面含义：一是建设、勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的文件向本单位档案管理机构移交；二是勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的文件向建设单位档案管理机构移交。

工程档案的编制不得少于两套，一套应由建设单位保管，一套（原件）应移交当地城建档案管理机构保存。列入城建档案管理机构接收范围的工程，建设单位在工程竣工验收后3个月内，必须向城建档案管理机构移交一套符合规定的工程档案。

以建筑工程为例，GB/T 50328—2019《建设工程文件归档规范》中的“附录A 建筑工程文件归档范围”，对建设单位、监理单位城建档案馆应归档的文件都做出了详细规定。

工程开工前，应明确归档要求，以此作为档案资料管理的目标和工作标准，做好相应工作规划，制定详细、可行的实施方案，将后续工作的执行做到目标清晰、标准明确，对归档资料的质量是有力的保障。

4.4  做好工作交底

正式开展资料管理工作前，总监理工程师与资料管理员应对工程监理部开展工作交底，交底内容包括但不限于：工程资料管理职责划分、文件资料典型用表、编号规则、文件的质量要求、文件形成的时限性要求、文件审批过程中的传递规则、文件内容的审查制度及归档要求等。确保统一资料管理的工作标准，规范工作程序，建立信息传递的渠道。

4.5督导检查

对于上述措施的执行情况，监理单位的相关业务部门应开展督导检查，发现执行过程中的问题，总结经验教训。检查组成员应包含工程技术管理人员与资料管理人员。督导检查方式以资料检查为主，通过资料反映出人员履职情况、文件资料管理情况。针对检查出的问题，制定改进措施，从而提升监理资料的质量。

在工作实践中，上述措施在实施后得到了工程监理人员的一致肯定，尤其是新进入监理行业的人员，能够通过标准化工作模板，快速了解在工程各个阶段需要做的监理工作，以及对应监理资料的形成要求；同时，借由本项措施的实施，也能够将档案意识灌输给工程监理人员，在一定程度上改善了监理文件资料存在的问题，由此达到提高档案质量的预期目的。

笔者所在单位承接的泰安市“卓越·财富广场项目”，工程初期资料管理较差，遗漏项较多，在执行上述措施后，各项监理资料、施工报审资料收集整理逐步与工程同步，项目内业资料逐步完善。依据《山东省示范监理项目部评分标准》，项目部得分从最初不及格提高到九十多分，且因现场管理有序、资料完善，该项目获得了“2019年度山东省优质结构工程”“山东省安全文明示范工地”等荣誉，在新泰市住房和城乡建设局组织的历次检查中成绩均名列前茅，在2020年4月第三方辅助巡查中更是取得综合评分第一名的好成绩。2020年12月，工程竣工验收一次通过。上述措施在其他项目中的应用也取得了较好的效果。

本文基于PDCA的管理思路，结合建设工程监理行业背景，制定了适用于房屋建筑工程监理资料的系统性的管理方法。该方法的应用，促进了监理人员的履职规范，提高了项目文件资料的质量，达到了提升项目档案质量的作用。